體系文件是保證檢測站正常運行的基本文件，按架構(gòu)從上至下可以分為：質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和記錄表格，小編為大家整理總結(jié)了在編寫體系文件時需要注意的6大問題！
體系文件的編寫原則
在編寫體系文件時需要滿足以下三點原則：
l 滿足并充分體現(xiàn)國家標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)法律法規(guī)的要求；
l 從管理體系的整體出發(fā)，層次分明，相輔相成，協(xié)調(diào)統(tǒng)一；
l 上下層次文件要相互銜接，質(zhì)量手冊要求原則，程序文件規(guī)定具體，作業(yè)指導(dǎo)書技術(shù)性、實際操作性強。
除了以上3大原則外，還有幾點要求同樣需要我們注意：
1.先進性和經(jīng)濟性：
目前我國的機動車檢測站普遍呈現(xiàn)規(guī)模小、基礎(chǔ)薄弱的特點，所以在按要求編寫體系文件時難免會擔(dān)心后續(xù)無法有效施行，所以在編制文件時不僅要遵守認(rèn)可準(zhǔn)則的要求，嚴(yán)格控制各項質(zhì)量活動，還要充分考慮檢測站的管理運行成本，體系文件的實際運作既要符合要求，也要具備較高的實用性和可操作性，盡可能降低運行成本。
2.系統(tǒng)性和一致性：
體系文件呈金字塔結(jié)構(gòu)，而質(zhì)量手冊是居于金字塔頂端的綱領(lǐng)性文件，其它文件不能與它有不相符或者矛盾的地方，只能是它的具體化和細(xì)致化，在文本的表現(xiàn)形式上也應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，按照統(tǒng)一的規(guī)則進行編號。
3.符合性和權(quán)威性：
質(zhì)量手冊和程序文件的內(nèi)容在編制時必須符合認(rèn)可標(biāo)準(zhǔn)的要求，不能隨意更改或刪減質(zhì)量要求；作業(yè)指導(dǎo)書的編制要有專業(yè)可靠的技術(shù)依據(jù)，內(nèi)容要符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的要求；體系文件要履行起草、審核、批準(zhǔn)手續(xù)、由責(zé)任部門編號、印刷、發(fā)布，明確文件解釋人等職責(zé)，確立并維護在檢測站的權(quán)威地位。
質(zhì)量手冊是否應(yīng)規(guī)定檢測站所有人員的職責(zé)？
首先，檢測站內(nèi)對檢測質(zhì)量會造成直接影響的工作人員需要規(guī)定他們的崗位職責(zé)，如最高管理者、技術(shù)管理層組成人員、質(zhì)量主管、授權(quán)簽字人、監(jiān)督員、內(nèi)審員、對報告/證書提出意見和解釋的人員、進行特殊類型的抽樣和檢測人員以及操作特殊類型設(shè)備的人員等。
其次，在檢測站日常管理中，擔(dān)負(fù)重要職責(zé)的部門主管和重要崗位的工作人員，如核驗員、樣品管理員、儀器設(shè)備管理員、受控文件管理員等，也需要規(guī)定其崗位職責(zé)。
除了上述人員以外，檢測站其他職能或行政崗位人員，例如檔案管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員、統(tǒng)計員、人事干事、司機、財務(wù)人員等不對檢測質(zhì)量造成直接影響的人員，可不在質(zhì)量手冊中描述。
如何編制質(zhì)量職責(zé)分配表
質(zhì)量職責(zé)分配表是用于表示各質(zhì)量要素的相關(guān)職能在質(zhì)量體系涉及部門或人員中的分配情況，涉及部門和人員包括最高管理者、技術(shù)管理層、質(zhì)量主管、各職能科室和專業(yè)科室。有的檢測站也把資料管理員、儀器（設(shè)備）管理員、內(nèi)審員、授權(quán)簽字人、監(jiān)督員和檢測人員也列入質(zhì)量職責(zé)分配表。
在質(zhì)量職能分配表中，通常用三種符號分別表示相關(guān)部門或人員在質(zhì)量活動中的地位和作用，例如：“●”表示負(fù)責(zé)決策，“■”表示組織實施，“▲”表示參加活動。
舉個栗子：
負(fù)責(zé)決策的是技術(shù)管理層（組織制定報告/證書格式，批準(zhǔn)收回不合格報告/證書和批準(zhǔn)對已發(fā)報告/證書的修訂或補充）；
組織實施的是專業(yè)科室負(fù)責(zé)人（審核報告/證書格式，組織出具報告/證書）；
參加活動的是檢測人員（依據(jù)原始記錄出具報告/證書）、授權(quán)簽字人（簽發(fā)報告/證書）、業(yè)務(wù)部指定人員（發(fā)放報告/證書）以及文件檔案管理員（保存原始記錄和報告/證書副本以及與顧客簽訂的合同等記錄）等等。
站內(nèi)各崗位人員的授權(quán)是否必須在手冊中體現(xiàn)
首先要明確體現(xiàn)報告/證書的授權(quán)簽字人以及被授權(quán)的領(lǐng)域或范圍（其手寫簽名字樣可以另行備案），如果授權(quán)簽字人可簽發(fā)報告/證書的項目很多，又用專業(yè)名稱來覆蓋，可以不必逐一列舉項目名稱，只需注明專業(yè)領(lǐng)域或范圍。
除此之外的其他授權(quán)行為發(fā)生對象和授權(quán)范圍無強制規(guī)定要在手冊中體現(xiàn)，而是采用授權(quán)書的形式來明確，這樣一來即使人員發(fā)生變化也不需要修改體系文件。
檢測站可以對各類授權(quán)人員的手簽筆跡進行備案，有的檢測站在新建體系時，為了使檢測站全體員工，尤其是被授權(quán)的人員清楚其在體系中的地位，會將檢測站所有授權(quán)情況以匯總表的形式放在質(zhì)量手冊附錄中。
更新/修訂手冊和程序文件的情況
質(zhì)量手冊作為檢測站質(zhì)量管理方面綱領(lǐng)性的文件，更改不宜過于頻繁，一般情況下，引起質(zhì)量手冊更新或修訂的原因有：
l 《質(zhì)量手冊》所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、規(guī)范發(fā)生變化；
l 檢測站的組織結(jié)構(gòu)和管理結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，質(zhì)量管理的職能發(fā)生了轉(zhuǎn)移；
l 由于外部環(huán)境的變化，對質(zhì)量要素（過程）的要求隨之發(fā)生了變化。
與質(zhì)量手冊相比，程序文件的更改則較為頻繁，除了質(zhì)量手冊得到更新/修訂，程序文件也要做相應(yīng)更改以外，任何為提高檢測工作質(zhì)量或工作效率而對原有操作程序進行更新的，包括新增工作內(nèi)容、改變工作要求、更改工作流程等都有可能導(dǎo)致程序文件的更改。
質(zhì)量手冊和程序文件在編制格式上的不同之處
靈活性不同
質(zhì)量手冊：《質(zhì)量管理體系文件指南》4.4.1條指出：“本標(biāo)準(zhǔn)允許各類組織在將其質(zhì)量管理體系形成文件時，在文件的結(jié)構(gòu)、格式、內(nèi)容或表述的方法方面的靈活性。”
程序文件：《質(zhì)量管理體系文件指南》4.5.1條指出：“程序文件（硬拷貝或電子媒體）的結(jié)構(gòu)和格式應(yīng)當(dāng)由組織通過文字內(nèi)容、流程圖、表格以及上述形成的組合，或組織所需要的任何其他適宜的方式作出規(guī)定。”
描述內(nèi)容不同
質(zhì)量手冊：質(zhì)量手冊對質(zhì)量要素（過程）進行原則性描述，可包括或引用支持性程序。
程序文件：根據(jù)GB/T19023的要求，程序文件應(yīng)包括標(biāo)題、目的、范圍、職責(zé)和權(quán)限、活動的描述、記錄、附錄幾方面的內(nèi)容。
詳細(xì)程度不同
質(zhì)量手冊：一個要素（過程）的控制可能涉及多項工作，每項工作程序都有自己的目的、適用范圍、涉及到的相關(guān)部門或人員的職責(zé)，所以質(zhì)量手冊一般不對每個要素（過程）的目的、適用范圍和職責(zé)進行描述。
程序文件：程序文件是圍繞一項工作而展開的，需要對某些問題作出具體的解釋或說明并提出質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，因此每個程序文件都需要對目的、范圍、職責(zé)進行描述。
性質(zhì)不同
質(zhì)量手冊：質(zhì)量手冊是適用于檢測站內(nèi)部的一部綱領(lǐng)性文件，從篇章結(jié)構(gòu)上看是一部完整的書，有前言、概述、引用文件、術(shù)語和定義、主體、索引，有的手冊還有后記，分章節(jié)、附錄。
程序文件：程序文件之間是靠相互引用來發(fā)生聯(lián)系，每個程序文件相對獨立，內(nèi)容單一，只針對檢測站的某一項工作。如果把所有程序文件編在一起，可以稱之為“程序文件匯編”。
